Cartório da 5ª Zona Judiciária de Niterói-RJ

Normas, procedimentos e estrutura formal para cumprimento das obrigações LGPD

INTRODUÇÃO

O Cartório da 5ª Zona Judiciária de Niterói-RJ se preocupa com a segurança e a privacidade dos dados pessoais tratados pela serventia e, por isso, cumpre com as diretrizes estabelecidas na Lei Geral de Proteção de Dados, normas e regulamentações vigentes, no que tange à proteção de dados;

CONTROLADOR

O Tabelião do Cartório da 5ª Zona Judiciária de Niterói-RJ é o controlador dos dados e patrocinador dessa política na serventia e o responsável, juntamente com o encarregado, por assegurar que o programa de proteção de dados receba suporte.

OPERADOR

O Cartório da 5ª Zona Judiciária de Niterói-RJ, através de contrato de prestação de serviços técnicos, utiliza-se de software operacional de terceiros para o tratamento dos dados pessoais coletados pela serventia, cuja providência é necessária para execução das competências e atribuições legais pertinentes, para cumprimento de requisitos estipulados pelo Provimento CNJ 74/2018 (CNN/CN/CNJ-Extra) e compartilhamentos determinados por normas legais ou regulatórias.
Todos os prepostos e prestadores terceirizados de serviços técnicos, jurídicos, financeiros, contábeis, ou de outras finalidades de cunho administrativo onde os dados pessoais são coletados, estão devidamente orientados sobre os deveres, requisitos e responsabilidades decorrentes da Lei nº 13.709/2018, e manifestaram ciência, por escrito, cláusula contratual ou termo autônomo arquivado em classificador próprio por essa serventia.

RESPONSABILIDADE

É de responsabilidade de todos, no âmbito da serventia, conhecer e cumprir com todas as obrigações decorrentes da política interna de proteção de dados e das regulamentações vigentes, bem como observar os mais altos padrões de conduta profissional no tratamento de dados pessoais no âmbito do Cartório da 5ª Zona Judiciária de Niterói-RJ.

TITULAR DE DADOS

Os titulares de dados pessoais coletados na prática das atividades notariais e registrais são as partes que se dirigem à serventia, presencial ou remotamente, solicitando a realização de um ato notarial e/ou registral ou outras atividades inerentes ao ofício notarial e registral. Também podem ser titulares de dados pessoais coletados pela serventia os visitantes do website do Cartório da 5ª Zona Judiciária de Niterói-RJ, quando por esse meio solicitam serviços, realizam pesquisa ou entram em contato com a serventia, através de formulários de contato.

TRATAMENTO DE DADOS PARA ATIVIDADE NOTARIAL E REGISTRAL

O tratamento de dados pessoais consiste em toda operação realizada com dados pessoais, como as que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração. A coleta dos dados pessoais dos clientes do Cartório da 5ª Zona Judiciária de Niterói-RJ, para a prática de atos notariais e/ou registrais, é realizada pelos seus prepostos, com base nos documentos apresentados pelos próprios interessados para a QUALIFICAÇÃO DAS PARTES nos atos protocolares de escritura, em suas diversas finalidades, atas notariais, procurações, divórcio, separação, inventários, testamentos, abertura de firma, reconhecimento de firma, apostilamento de Haia, emissão de certificado digital, certidões, registro de nascimento, registro de casamento, registro de óbito, dentre outras atividades inerentes ao ofício notarial e registral, atribuídas de maneira legal e/ou regulatória.

Poderão ser coletados os seguintes dados pessoais:

Nome, Dados da Identidade, CPF, Sexo, Endereço Completo, Telefone, inclusive celular, Endereço Eletrônico (e-mail), Data de Nascimento, Cidade de Nascimento, País de Nascimento, Filiação, Estado Civil, Data da União, Regime de Casamento, Nome e CPF do Cônjuge, Profissão, Capacidade Civil, Biometria Facial, Biometria Digital, se o Titular dos dados é Pessoa Politicamente Exposta.

FINALIDADE

O tratamento de dados pessoais realizado pelo Cartório da 5ª Zona Judiciária de Niterói-RJ tem por objetivo atender a sua finalidade pública, na persecução do interesse público, com o objetivo de executar as competências legais ou cumprir com as atribuições legais do serviço público. Portanto, o Cartório da 5ª Zona Judiciária de Niterói-RJ trata os dados pessoais para cumprir com suas atribuições previstas nas Leis n° 6.015/1973, 7.433/1985, 8.935/1995, no Código de Normas da CGJ-RJ, nos Provimentos CNJ 88/2019, 161/2024 e 100/2020 (CNN/CN/CNJ-Extra), dentre outras obrigações legais ou regulatórias.

COMPARTILHAMENTO DE DADOS PESSOAIS

O Cartório da 5ª Zona Judiciária de Niterói-RJ compartilha dados pessoais para cumprimento de suas obrigações legais ou regulatórias, por exemplo com a CGJRJ, CNJ, COAF, SEFAZ, RFB, entre outros, e também emite certidões, que podem possuir dados pessoais, a qualquer pessoa que vier a requerê-las (Lei nº 6.015/1973, arts.16 e 17), respeitando o consenso formado na 11ª Sessão Ordinária da Comissão de Proteção de Dados (CPD/CN/CNJ), sobre tarjar Dados Sensíveis nas certidões de atos que possuem tais tipos de dados (Processo SEI 06604/2023).

DADOS SENSÍVEIS E DADOS DE CRIANÇAS E ADOLESCENTES

A lei 13.709/2018 considera como dados sensíveis os dados pessoais sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural;

Para determinados atos notariais e registrais, pode haver, por determinação legal e/ou normas da CGJ-RJ e do CNJ, tratamento e compartilhamento de dados pessoais sensíveis e de crianças e de adolescentes.

Para os atos extraprotocolares lavrados eletronicamente ou presencialmente, além da qualificação das partes, será tratada e compartilhada, também por determinação legal e/ou normas da CGJ-RJ e do CNJ, a biometria facial, gravada em vídeo, e as biometrias digital e facial para emissão de certificados digitais e abertura de firma. Para o reconhecimento de firma eletrônico também será gravada e compartilhada a biometria facial da parte, em videoconferência.

ARMAZENAMENTO

Os dados pessoais coletados pela serventia são tratados e armazenados na redação dos assentos notariais e registrais, passando a integrar os livros oficiais do Cartório da 5ª Zona Judiciária de Niterói-RJ, sendo armazenados fisicamente e em base de dados de sistema informatizado, cuja providência é necessária para a execução das competências e atribuições legais pertinentes; (Leis 6.015/1973, 7.433/1985, 8.935/1995, 13.140/2015, CNCGJ-RJ, Provimentos CNJ 88/2019, 161/2024, 100/2020 (CNN/CN/CNJ/Extra), arts. 610 e 733 do CPC).

DURAÇÃO / EXCLUSÃO / ELIMINAÇÃO DOS DADOS

A conservação de dados é autorizada para cumprimento de obrigação legal ou regulatória, conforme art. 16, (I), da Lei 13.709/2018.

A inutilização e a eliminação de documentos deverão ser realizada em conformidade com a Tabela de Temporalidade de Documentos prevista no Provimento CNJ 50/2015 (CNN/CN/CNJ/Extra), e será promovida de forma a impedir a identificação dos dados pessoais neles contidos.

CONSENTIMENTO DO TITULAR

O Cartório da 5ª Zona Judiciária de Niterói-RJ se enquadra no conceito de pessoa jurídica de direito público, nos termos do artigo 23, § 4º, da Lei 13.709/2018, sendo, assim, dispensado o prévio consentimento do titular dos dados, nos termos do artigo 7º, incisos II e III, da citada lei, uma vez que o tratamento de dados pessoais é realizado para o atendimento da finalidade pública da sua atividade, com o objetivo de executar as competências legais e cumprir as atribuições legais ou regulatórias do serviço público notarial e/ou registral. Também estipulado no CNCGJ-RJ.

Art. 258. O tratamento de dados pessoais nos serviços extrajudiciais será promovido de forma a atender sua finalidade pública na persecução do interesse público, e com os objetivos de executar as competências legais e desempenhar atribuições legais e normativas dos serviços públicos delegados.

DIREITOS DO TITULAR

O titular dos dados pessoais tem direito, como assegura a Lei nº 13.709/2018, a obter do Tabelião do Cartório da 5ª Zona Judiciária de Niterói-RJ, em relação aos seus dados tratados, a qualquer momento e mediante requisição ao encarregado:

✓ Confirmação do tratamento de seus dados pessoais
✓ Acesso aos dados pessoais tratados
✓ Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados
✓ Anonimização, bloqueio ou eliminação
✓ Eliminação dos dados tratados com consentimento
✓ Portabilidade dos dados pessoais
✓ Informação das entidades públicas e privadas que se seus dados possam ter sido compartilhados
✓ Informação sobre a possibilidade de não fornecer o consentimento e quais as consequências da negativa
✓ Revogar seu consentimento

ENCARREGADO (DPO)

Para informações mais detalhadas, solucionar quaisquer dúvidas sobre o comprometimento com a privacidade de dados ou para que o Titular dos dados possa exercer os seus direitos elencados na LGPD, o Cartório da 5ª Zona Judiciária de Niterói-RJ disponibiliza os contatos do seu encarregado pelo tratamento de dados pessoais, o Data Protection Officer (DPO), MARCOS ALESSANDRO SIQUEIRA, pelo endereço www.itware.com.br/falecomdpo ou pelos telefones (61) 3221-1172 e (21) 3925-0026.

Não sendo possível o atendimento imediato, será enviada resposta ao titular dos dados, em que se poderá:

1. comunicar que o Cartório da 5ª Zona Judiciária de Niterói-RJ não é o agente de tratamento dos dados e indicar, sempre que possível, o agente; ou
2. indicar as razões de fato ou de direito que impedem a adoção imediata da providência. O requerimento será atendido sem custos para o titular, nos prazos e nos termos previstos em regulamento.

PLANO DE RESPOSTA A INCIDENTES

Mesmo com todas as medidas e procedimentos adotados como boas práticas para o tratamento de dados pessoais, pode não haver garantia contra a possibilidade de incidentes de segurança ou de violação da proteção de dados pessoais, por isso a serventia tem estabelecido, em sua documentação interna, um modelo de plano de respostas a incidentes. Em caso de incidentes, o Cartório da 5ª Zona Judiciária de Niterói-RJ comunicará ao Juiz Corregedor Permanente e à Corregedoria Geral da Justiça, no prazo máximo de 48 horas, contados a partir do seu conhecimento do incidente. A 5ª Zona Judiciária de Niterói-RJ também comunicará à autoridade nacional e ao titular a ocorrência de incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares, conforme artigo 48 da Lei nº 13.709/2018. O Cartório possui time de resposta a incidentes e os procedimentos dessa etapa estão detalhados em documento interno de Plano de Resposta a Incidentes. solicitando a realização de um ato notarial e/ou registral ou outras atividades inerentes ao ofício notarial e registral. Também podem ser titulares de dados pessoais coletados pela serventia os visitantes do website do Cartório da 5ª Zona Judiciária de Niterói-RJ, quando por esse meio solicitam serviços, realizam pesquisa ou entram em contato com a serventia, através de formulários de contato.

DADOS TRATADOS AO NEVEGAR O WEBSITE

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